Der Anfang war Genervtsein und Ärger: Als Jörg Grabinski, Inhaber und Geschäftsführer der Winterthurer Softwarefirma UBit, vor gut drei Jahren das neue Microsoft Office 2007 erstmals benutzen wollte, fand er es "gewöhnungsbedürftig". Völlig neue Bedienoberfläche, bisher unbekannte Registerkarten-Struktur, keine altbekannte Menüleiste mehr.

Die alte Ordnung der Version 2003 war weg, das Zurechtfinden in der neuen Ordnung war kompliziert, zeitraubend und nervend. Seinem Team ging es nicht anders. Ein kleines, selbstentwickeltes Zusatzprogramm schaffte Abhilfe. Dieses ermöglichte auch im neuen Office die Benutzung der klassischen Menuleiste und ermöglichte die Bedienung des Programms sowohl im alten wie auch im neuen Modus.

Heute wird die Software namens UBit-Menu millionenfach verwendet, von privaten Nutzern wie auch von Firmen und Institutionen. In der Schweiz zum Beispiel von Siemens, Jet Aviation, Lonza, der Pensionskasse der Stadt Zürich oder dem Kanton Luzern. Der Anteil der Käufe durch Unternehmen ist im Vergleich zu den privaten Gratis-Downloads gering. Grabinski schätzt ihn auf ein halbes Prozent.

Office-Umstellung kostet viel Geld

"Unser Ziel ist es, mit der Software grössere Unternehmen anzusprechen. Viele haben mit der Umstellung auf Office 2010 gewartet und müssen nun wechseln", sagt er im Gespräch mit cash. Denn Microsoft stellt den Support für die Version 2003 bald ein, Updates werden nicht mehr verfügbar sein. Die Chance für UBit-Menu ist: Für Unternehmen sind solche Umstellungs-Projekte sehr teuer.

Wenn 100 Mitarbeiter auf das neue Office-Programm umgeschult werden, kostet dies je nach Schulungsanbieter bis zu 80‘000 Franken – pro Tag. Mit UBit-Menu genügt ein einstündige Einführung im Plenum: Kostenpunkt höchstens 5000 Franken. Der Basispreis ist mehr symbolisch. Grabinski verlangt von Unternehmen 10 Euro für die Basislizenz sowie 65 Cents pro Benutzer. In die Preisdifferenz müssen zusätzlich die Opportunitätskosten einberechnet werden, also der entgangene Umsatz pro Mitarbeiter während der Computer-Schulung.

Auch für Microsoft ein Gewinn

"Selbst Microsoft hat UBit-Menu in seinem Software Report 2009 für die Phase der Umstellung empfohlen", so Grabinski. Auch für den Software-Riesen ist das Programm ein Gewinn: Es entspannt den Umgewöhnungsprozes und es spart Kosten bei der Ausbildung und der Benutzerunterstützung. Für die Winterthurer Firma ist dies bestes Marketing, wie UBit-Menu ohnehin hauptsächlich ein Marketinginstrument für die weiteren Produkte ist. Weil das Programm für den privaten Gebrauch umsonst heruntergeladen werden kann, leistet es in der Firma nur einen Deckungsbeitrag.

Ändern will Grabinski diese „Shareware“-Philosophie nicht. Auch aus praktischen Gründen: Würde in UBit-Menu ein Kontroll- und Bezahlsystem eingebaut, würde das Programm zu schwer. Und es würde einen seiner grössten Vorzüge verlieren.